Copilot Chat, Business oder Microsoft 365 Copilot: Welche Variante passt?

Microsoft bietet Copilot heute in mehreren Varianten an, die sich im Arbeitsalltag ähnlich anfühlen, aber bei Funktionen, Daten und Kosten deutlich unterscheiden. Während Copilot Chat in vielen Unternehmen ohne Zusatzkosten verfügbar ist, setzen Microsoft 365 Copilot Business und Microsoft 365 Copilot eine eigene Lizenz voraus. Dieser Artikel ordnet die drei Varianten ein und zeigt, wie Unternehmen die passende Variante finden.

Copilot Chat: Die kostenlose Variante für alle Mitarbeitenden

Copilot Chat ist ein webbasierter KI-Assistent, den Microsoft laut eigener Angabe ohne zusätzliche Kosten für Benutzende mit Entra-Konto und berechtigtem Microsoft-365-Abonnement bereitstellt. Mitarbeitende nutzen ihn im Browser, in der Microsoft Copilot App und in Outlook, um Texte zu erstellen, Informationen zusammenzufassen oder Fragen zu beantworten. Wichtig ist die Anmeldung mit dem Arbeitskonto: Die Variante für Privatpersonen läuft über ein privates Microsoft-Konto und ist ein anderes Angebot.

Das leistet Copilot Chat im Arbeitsalltag

• Entwürfe erstellen und Texte überarbeiten
• Informationen zusammenfassen und Fragen beantworten
• E-Mails in Outlook entwerfen und lange Verläufe zusammenfassen
• Eigene Agents der Organisation nutzen, abgerechnet nach Verbrauch

Mit Enterprise Data Protection bleiben Eingaben und Antworten laut Microsoft innerhalb der Grenzen des Microsoft-365-Dienstes, und sie werden nicht dazu verwendet, die Sprachmodelle zu trainieren. Für Datenschutz und Security ist das ein wichtiger Unterschied zu frei zugänglichen KI-Diensten.

Hier stösst Copilot Chat an Grenzen

Die tiefe Integration in Microsoft 365 gehört zur Lizenzvariante. Laut Microsoft schaltet eine Microsoft-365-Copilot-Lizenz zusätzliche Funktionen frei, darunter Work IQ, Copilot in Teams, Word, Excel und PowerPoint sowie vorgefertigte Agents wie Researcher, Analyst und Facilitator. Für Unternehmen, in denen Copilot täglich in den Apps genutzt werden soll, reicht Copilot Chat deshalb meist nicht aus.

Microsoft 365 Copilot Business: Die Lizenz für Unternehmen bis 300 Benutzende

Microsoft 365 Copilot Business ist ein Add-on für bestehende Microsoft-365-Business-Abonnemente und gilt für Unternehmen mit bis zu 300 Benutzenden. Die Lizenz bringt Copilot in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams, den KI-Chat auf Basis der Arbeitsdaten, vorgefertigte Agents für Recherche und Datenanalyse sowie Auswertungen zu Akzeptanz und Nutzung. Dazu kommen Datenschutz, Verwaltung und Compliance-Kontrollen. Ob sich Copilot Business im Schweizer Mittelstand lohnt, haben wir in unserem Blog separat beleuchtet.

Microsoft Schweiz nennt auf der Seite zu den Zusatzdiensten und Preisen einen Listenpreis ab CHF 17.00 pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, zuzüglich Mehrwertsteuer. Die Lizenz setzt ein berechtigtes Microsoft-365-Abonnement voraus.

Microsoft 365 Copilot: Die Variante für grössere Unternehmen

Für Unternehmen mit grösseren Microsoft-365-Abonnements bietet Microsoft Copilot als Erweiterung der Enterprise-Lizenzen an. Funktional liefern beide Lizenzvarianten laut Microsoft den KI-Chat auf Basis der Arbeitsdaten, Copilot in den Apps und vorgefertigte Agents. Entscheidend sind deshalb die vorhandene Basislizenz und die Zahl der Benutzenden.

Mit der Lizenz lassen sich zudem interne Agents erstellen. Eigene Agents entstehen mit Microsoft Copilot Studio, das zur Power Platform von Microsoft gehört, dem Baukasten für Apps und Automatisierungen. Laut Microsoft können lizenzierte Benutzende damit interne Agents innerhalb von Microsoft 365 ohne zusätzliche Kosten erstellen und nutzen. Für Agents in externen Kanälen wie Websites braucht es eine eigenständige Copilot-Studio-Lizenz.

Die drei Varianten im Vergleich

So finden Unternehmen die passende Copilot-Variante

Mit Copilot Chat starten und Anwendungsfälle sammeln

Da Copilot Chat keine Zusatzlizenz braucht, eignet er sich als Einstieg. Mitarbeitende lernen den Umgang mit KI kennen, und das Unternehmen sieht, wo Copilot im Alltag wirklich hilft. Aus diesen Erfahrungen lässt sich ableiten, welche Teams von einer Lizenz profitieren.

Lizenzen gezielt für intensive Nutzung einsetzen

Eine Zusatzlizenz lohnt sich dort, wo Copilot täglich in Word, Excel, PowerPoint oder Teams genutzt wird, etwa bei Vertrieb, Projektleitung oder Administration. Nicht alle Mitarbeitenden brauchen dieselbe Variante, ein gemischter Einsatz aus Copilot Chat und lizenzierten Arbeitsplätzen ist möglich.

Daten und Berechtigungen vor der Einführung prüfen

Copilot nutzt laut Microsoft dieselben Kontrollen und Berechtigungen, die Daten in Microsoft 365 schützen. Unklare Zugriffsrechte wirken sich damit direkt auf die Antworten aus. Deshalb lohnt sich vor der Einführung ein Blick auf die Berechtigungen in Microsoft Entra und auf die Klassifizierung der Informationen mit Microsoft Purview.

Kosten und Abrechnung: Was zusätzlich anfallen kann

Alltägliche KI-Funktionen wie der Chat und Copilot in den Microsoft-365-Apps sind laut Microsoft in der Lizenz enthalten. Erweiterte Funktionen wie Copilot Cowork, Code, Autopilot und die Work-IQ-APIs werden nutzungsbasiert über Copilot-Credits abgerechnet. Administratoren steuern die Ausgaben im Microsoft 365 Admin Center unter Cost Management. Welche Konditionen und Aktionen aktuell gelten, klärt sich am besten in einem Beratungsgespräch, denn Microsoft passt Preise und Pakete laufend an.

Fazit

Copilot Chat, Microsoft 365 Copilot Business und Microsoft 365 Copilot unterscheiden sich vor allem in der Tiefe der Integration, bei den Agents und bei den Kosten. Für den Einstieg reicht oft Copilot Chat, wer Copilot täglich in den Apps nutzen möchte, braucht eine Lizenz, und die Wahl hängt von Unternehmensgrösse und Basislizenz ab. Mit klaren Berechtigungen und einem Pilotbereich lässt sich vorab klären, wo sich die Investition lohnt. Welche Variante zum eigenen Unternehmen passt, lässt sich in der Beratung zu Microsoft Copilot anhand der vorhandenen Lizenzen und Daten einordnen.

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