Copilot Business für KMU: Lohnt sich Microsoft 365 KI für Schweizer KMU?

Künstliche Intelligenz ist im Arbeitsalltag angekommen, auch im Schweizer Mittelstand. Mit Microsoft 365 Copilot Business bringt Microsoft KI-Funktionen direkt in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams, ohne dass Mitarbeitende die gewohnte Arbeitsumgebung verlassen müssen. Für viele KMU stellt sich dabei die Frage, ob sich die Einführung angesichts Lizenzkosten und Einarbeitungsaufwand tatsächlich lohnt. Als Baggenstos begleiten wir Unternehmen bei genau dieser Entscheidung, in diesem Artikel zeigen wir Ihnen die wichtigsten Funktionen, die aktuellen Kosten und worauf Sie bei Datenschutz und Einführung achten sollten.

Microsoft 365 Copilot Business im Überblick

Wer sich schon vor einiger Zeit mit Microsoft 365 Copilot auseinandergesetzt hat, kennt womöglich noch andere Zahlen: Bei der Einführung kostete Microsoft 365 Copilot auch für KMU noch CHF 26.– pro User und Monat, bei einem deutlich kleineren Funktionsumfang. In den letzten 12 bis 18 Monaten hat sich hier einiges bewegt, sowohl beim Preis als auch bei den Funktionen. Der Einstiegspreis wurde drastisch gesenkt, gleichzeitig kamen mit Copilot Chat, den integrierten Agenten und der automatischen Teams-Zusammenfassung neue Funktionen hinzu. Das Fazit vorweg: Wer Copilot heute lizenziert, bekommt deutlich mehr Funktionen für weniger Geld als noch vor anderthalb Jahren. Für Unternehmen, die Copilot in den Anfängen geprüft und sich damals gegen eine Einführung entschieden haben, etwa wegen des Preises oder des begrenzten Funktionsumfangs, lohnt sich vor diesem Hintergrund eine Neubeurteilung.

Microsoft 365 Copilot Business ist die KI-Erweiterung für kleinere und mittlere Unternehmen innerhalb der Microsoft-365-Produktwelt. Copilot lässt sich entweder als separates Add-on zu einem bestehenden Microsoft 365 Business Plan hinzubuchen oder direkt gebündelt mit Business Standard oder Business Premium beziehen. In beiden Varianten erhalten Nutzende Zugriff auf Copilot Chat sowie auf KI-Funktionen direkt in den gewohnten Microsoft-365-Anwendungen, unterstützt durch die eigenen Unternehmensdaten aus Microsoft Graph, etwa E-Mails, Dokumente und Besprechungen.

Diese Funktionen bietet Copilot Business im Arbeitsalltag

Copilot in Word, Excel und PowerPoint

In den klassischen Office-Anwendungen unterstützt Copilot bei alltäglichen Aufgaben: Dokumente in Word werden entworfen, zusammengefasst und überarbeitet, in Excel lassen sich Daten analysieren und visualisieren, ohne dass komplexe Formeln von Hand erstellt werden müssen, und in PowerPoint entstehen aus Stichpunkten ansprechende Präsentationen. Für viele Mitarbeitende ist genau dieser Bereich der einfachste Einstieg in die tägliche Nutzung.

Copilot Chat und die integrierten Agenten

Über Copilot Chat greifen Nutzende per Text oder Sprache auf Erkenntnisse aus Web- und Unternehmensdaten zu. Ergänzend stehen vorgefertigte Agenten wie ein Recherche-Agent, ein Analyse-Agent sowie ein Facilitator für effizientere Besprechungen zur Verfügung. Wer weitergehende, individuelle Anwendungsfälle abdecken möchte, kann über Copilot Studio zudem eigene Agenten für spezifische Unternehmensprozesse erstellen.

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Copilot in Teams und SharePoint

In Microsoft Teams fasst Copilot Besprechungen automatisch zusammen und hebt zentrale Aussagen sowie nächste Schritte hervor. In Kombination mit SharePoint lässt sich zudem unternehmensweit auf relevante Dokumente und Informationen zugreifen, über eine Suche, die den Kontext einer Anfrage versteht, statt nur nach einzelnen Stichwörtern zu suchen.

Was Microsoft 365 Copilot Business kostet

Copilot Business lässt sich auf zwei Arten lizenzieren, als Zusatzlizenz zu einem bestehenden Plan oder direkt gebündelt:

Für Unternehmen, die Copilot ohnehin einsetzen möchten, lohnt sich in der Regel ein Blick auf die gebündelten Pläne, da der effektive Copilot-Anteil im Bundle mit Business Premium deutlich günstiger ausfällt als beim separaten Zubuchen der Zusatzlizenz.

Neu Copilot als Testversion verfügbar

Mit der neu verfügbaren kostenlosen 30-Tage-Testversion für bis zu 25 Benutzer können Unternehmen Microsoft 365 Copilot Business einfach und praxisnah kennenlernen. Dabei lassen sich geeignete Anwendungsfälle identifizieren und der konkrete Mehrwert für das Unternehmen anhand klarer Erfolgskennzahlen bewerten, bevor eine Entscheidung für ein passendes Lizenzmodell getroffen wird.

Kosten-Nutzen-Abwägung für KMU

Ob sich Copilot Business für ein KMU rechnet, hängt weniger von der reinen Lizenzgebühr als vielmehr von der tatsächlichen Nutzung im Team ab. Unternehmen mit vielen wiederkehrenden Aufgaben in Word, Excel oder Teams profitieren in der Regel schneller von einem messbaren Zeitgewinn als Unternehmen mit sehr spezialisierten, wenig standardisierten Arbeitsabläufen. Microsoft selbst weist in eigenen Erhebungen darauf hin, dass ein Grossteil der Führungskräfte in KMU die Erweiterung digitaler Fähigkeiten aktuell als Priorität einstuft, was die grundsätzliche Investitionsbereitschaft in diesem Segment unterstreicht.

Ein einfaches Rechenbeispiel zeigt, worauf es ankommt: Bei einem Team von 10 Mitarbeitenden mit der gebündelten Business-Premium-Lösung fallen mit Promo-Preis rund CHF 2'594 pro Jahr an Zusatzkosten für Copilot an. Spart jede Person durch Copilot im Schnitt nur eine halbe Stunde pro Woche bei E-Mail-Zusammenfassungen, Dokumentenerstellung oder Recherche, summiert sich das bereits auf über 250 Arbeitsstunden im Jahr, ein Wert, der die Lizenzkosten je nach internem Stundensatz oft deutlich übersteigt. Entscheidend ist dabei aber immer, dass diese Zeitersparnis auch tatsächlich eintritt, und das hängt massgeblich von einer strukturierten Einführung ab, nicht von der reinen Verfügbarkeit der Funktionen.

Datenschutz und Sicherheit bei Copilot Business

Für viele Unternehmen ist der Umgang mit den eigenen Daten die zentrale Frage bei der Einführung von KI. Microsoft 365 Copilot Business bleibt dabei innerhalb der bestehenden Microsoft-365-Compliance-Grenzen: Prompts und Antworten verlassen die vertraglich zugesicherten Grenzen des Diensts nicht und werden nicht zum Training der zugrunde liegenden Sprachmodelle verwendet. Über bestehende Microsoft-Purview-Funktionen lassen sich Prompts und Antworten zudem gemäss den unternehmenseigenen Aufbewahrungsrichtlinien protokollieren.

So führen Sie Copilot Business erfolgreich im Unternehmen ein

1. Bedarf und Anwendungsfälle klären

Legen Sie fest, in welchen Teams und Arbeitsabläufen Copilot den grössten Nutzen bringen könnte, statt die Lizenz unternehmensweit ohne konkreten Anwendungsfall auszurollen.

2. Passendes Lizenzmodell wählen

Prüfen Sie anhand Ihres bestehenden Microsoft 365 Plans, ob sich eine separate Zusatzlizenz oder ein gebündelter Plan mit Business Premium eher lohnt.

3. Mit einer Pilotgruppe starten

Führen Sie Copilot zunächst in einem kleineren Team ein, um Anwendungsfälle, Akzeptanz und tatsächlichen Nutzen realistisch einzuschätzen, bevor Sie unternehmensweit ausrollen.

4. Mitarbeitende im Prompting schulen

Der Nutzen von Copilot hängt stark davon ab, wie präzise Mitarbeitende ihre Anfragen formulieren. Eine kurze Einführung in effektives Prompting zahlt sich in der Praxis schnell aus.

5. Nutzung und Akzeptanz messen

Über das Copilot-Dashboard lässt sich die tatsächliche Nutzung im Unternehmen auswerten, das hilft dabei, den Rollout gezielt anzupassen statt pauschal zu bewerten.

6. Governance und Sicherheit absichern

Legen Sie fest, welche Datenquellen Copilot einbeziehen darf, und stimmen Sie dies mit Ihren bestehenden Sicherheits- und Compliance-Richtlinien ab.

So unterstützt Baggenstos bei der Copilot-Einführung

Als Microsoft-fokussierter IT-Partner begleiten wir Unternehmen von der ersten Bedarfsklärung bis zum laufenden Betrieb: Wir analysieren, welches Lizenzmodell zu Ihrem Unternehmen passt, unterstützen bei der Pilotphase und Schulung Ihrer Mitarbeitenden und sorgen dafür, dass Copilot innerhalb Ihrer bestehenden Sicherheits- und Datenschutzanforderungen eingesetzt wird. Über unsere Managed Services begleiten wir Sie zudem im laufenden Betrieb, damit Copilot dauerhaft einen echten Mehrwert für Ihr Team bringt. Mehr zu unserem Leistungsangebot rund um Copilot finden Sie auf unserer Seite zu Microsoft Copilot.

Fazit

Microsoft 365 Copilot Business bringt KI-Funktionen direkt in die gewohnte Arbeitsumgebung und kann gerade bei wiederkehrenden Aufgaben in Word, Excel, Teams und Outlook spürbar Zeit sparen. Ob sich die Einführung für Ihr Unternehmen lohnt, hängt weniger von der Lizenzgebühr als von der konkreten Nutzung im Team ab, ebenso wie von der Wahl des passenden Lizenzmodells. Unternehmen, die Copilot bereits einmal evaluiert und sich dagegen entschieden haben, sollten diese Entscheidung angesichts der Neuerungen der letzten Monate noch einmal überprüfen.

Sie möchten wissen, ob und wie sich Copilot Business für Ihr Unternehmen lohnt? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, wir beraten Sie gerne zu Ihrer individuellen Copilot-Strategie.