Microsoft Copilot Studio: Eigene KI-Agents für Ihr Unternehmen bauen

Viele Unternehmen experimentieren bereits mit generativer KI, echte Wirkung entsteht aber erst, wenn sich einzelne Prozesse zuverlässig automatisieren lassen. Genau hier setzt Microsoft Copilot Studio an: Mit der Plattform lassen sich eigene KI-Agents für wiederkehrende Aufgaben bauen, weitgehend ohne klassische Programmierkenntnisse. Dieser Artikel zeigt, was Copilot Studio leistet, wofür sich ein eigener Agent eignet und worauf es bei Daten und Sicherheit ankommt, inklusive der Fragen, die uns bei Baggenstos dazu am häufigsten erreichen.

Was ist Microsoft Copilot Studio

Microsoft Copilot Studio ist die Entwicklungsplattform von Microsoft, mit der Unternehmen eigene KI-Agents für konkrete Aufgaben und Prozesse bauen können. Die Plattform basiert auf generativer KI und den Microsoft-Graph-Konnektoren und lässt sich grösstenteils über eine grafische Oberfläche sowie natürliche Sprache konfigurieren, klassische Entwicklungskenntnisse sind dafür in der Regel nicht nötig. Technisch ist Copilot Studio eng mit der Power Platform verwandt und war ursprünglich unter dem Namen Power Virtual Agents bekannt, bevor Microsoft die Funktionen in das Copilot-Ökosystem integriert hat. Ein Agent in Copilot Studio setzt sich aus drei Bausteinen zusammen: Anweisungen, die festlegen, wie sich der Agent verhalten soll, Wissensquellen wie SharePoint-Dokumente oder Webseiten, auf die der Agent zugreifen darf, und Aktionen, über die er mit anderen Systemen interagiert. Aus einem allgemeinen Sprachmodell entsteht so ein auf das jeweilige Unternehmen zugeschnittener digitaler Assistent, der feste Abläufe selbstständig übernehmen kann.

Der Unterschied zwischen Copilot Chat und einem eigenen Agenten

Microsoft 365 Copilot, im Alltag häufig Copilot Chat genannt, ist bereits in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams integriert und unterstützt Mitarbeitende direkt in der gewohnten Arbeitsumgebung. Wie sich diese Standardfunktionen für Unternehmen konkret einsetzen lassen und was eine Lizenz kostet, haben wir im Artikel Copilot Business für KMU zusammengefasst.

Copilot Studio setzt einen Schritt davor an und richtet sich an Unternehmen, die über den allgemeinen Chat-Assistenten hinaus einen Agenten für einen konkreten Anwendungsfall benötigen, etwa für wiederkehrende HR-Anfragen oder einen internen IT-Support-Bot. Auch bereits vorkonfigurierte Microsoft-Agents wie der Team Copilot in Teams, Planner und Loop basieren technisch auf demselben Agent-Konzept, lassen sich im Gegensatz zu einem in Copilot Studio gebauten Agenten aber nicht frei an unternehmensspezifische Prozesse anpassen.

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Diese Einsatzmöglichkeiten bietet Copilot Studio für Unternehmen

Der konkrete Nutzen von Copilot Studio zeigt sich vor allem dort, wo Mitarbeitende regelmässig dieselben Fragen beantworten oder dieselben Abläufe wiederholen.

Interne Assistenten für HR und IT-Support

Viele Anfragen an HR oder IT betreffen immer wieder ähnliche Themen, etwa Ferienregelungen, Spesenabrechnungen oder den Zugriff auf bestimmte Anwendungen. Ein in Copilot Studio gebauter Agent kann solche Standardfragen direkt in Teams beantworten und greift dabei nur auf die Dokumente und Richtlinien zu, die dafür freigegeben wurden. Mitarbeitende erhalten damit rund um die Uhr eine erste Antwort, während sich das HR- und IT-Team auf komplexere Anliegen konzentrieren kann. Gerade bei wachsenden Unternehmen reduziert das die Zahl wiederkehrender E-Mails und Tickets spürbar.

Unterstützung im Vertrieb und Kundenservice

Im Vertrieb lässt sich ein Agent beispielsweise so konfigurieren, dass er Produktinformationen, Preislisten oder häufig gestellte Kundenfragen aus bestehenden Dokumenten zusammenfasst und für ein Gespräch aufbereitet. Im Kundenservice kann ein Agent erste Anfragen auf der Website oder in Teams entgegennehmen, anhand hinterlegter Wissensquellen beantworten und komplexere Fälle gezielt an die zuständige Person weiterleiten. Entscheidend ist in beiden Fällen, dass der Agent nur mit sorgfältig ausgewählten, aktuellen Inhalten arbeitet, damit die Antworten verlässlich bleiben.

So entsteht ein eigener Agent in Copilot Studio

1. Anwendungsfall festlegen: Definieren Sie, welche konkrete Aufgabe der Agent übernehmen soll und wer ihn später nutzt.
2. Wissensquellen anbinden: Verknüpfen Sie SharePoint-Seiten, Dokumente oder ausgewählte Webseiten, auf die der Agent zugreifen darf.
3. Anweisungen formulieren: Legen Sie in natürlicher Sprache fest, wie sich der Agent verhalten und worauf er bei Antworten achten soll.
4. Aktionen und Konnektoren einrichten: Binden Sie bei Bedarf externe Systeme ein, damit der Agent zum Beispiel Formulare auslöst oder Daten abruft.
5. Testen und schrittweise ausrollen: Prüfen Sie den Agenten in einer kleinen Nutzergruppe, bevor er unternehmensweit freigegeben wird.

Daten, Sicherheit und Governance bei eigenen KI-Agents

Ein Agent in Copilot Studio greift grundsätzlich nur auf jene Daten zu, für die auch die jeweilige Nutzerin oder der jeweilige Nutzer ohnehin bereits berechtigt ist, zusätzliche Zugriffsrechte entstehen durch den Agenten selbst nicht. Wie granular sich Identitäten und Zugriffsrechte in der Microsoft-Cloud steuern lassen, zeigen wir ausführlich im Bereich Microsoft Entra. Für den Umgang mit vertraulichen Informationen lohnt sich zusätzlich ein Blick auf Microsoft Purview, über das sich Daten klassifizieren und mit Richtlinien schützen lassen, sodass auch ein Agent sensible Inhalte nicht unkontrolliert weitergibt. Daneben braucht es klare interne Regeln dazu, wer Agents in Copilot Studio erstellen und veröffentlichen darf. Ohne eine solche Governance besteht das Risiko, dass einzelne Abteilungen unabhängig voneinander ähnliche Agents mit unterschiedlichem Qualitätsniveau aufbauen. Ein zentrales Vorgehen mit definierten Verantwortlichkeiten reduziert diesen Aufwand und sorgt gleichzeitig für ein einheitliches Sicherheitsniveau über alle Agents hinweg.

Konnektoren und Integration in bestehende Systeme

Ein wesentlicher Vorteil von Copilot Studio liegt in der breiten Auswahl an Konnektoren, über die sich ein Agent mit anderen Systemen verbinden lässt. Neben den üblichen Microsoft-365-Diensten wie Teams, SharePoint oder Outlook stehen über die Power Platform auch zahlreiche Konnektoren zu Drittanbieter-Software zur Verfügung, von CRM-Systemen bis zu Ticketing-Tools. Über Power Automate lassen sich zudem automatisierte Abläufe direkt aus einem Agent heraus anstossen, etwa um nach einer Anfrage automatisch einen Vorgang in einem anderen System anzulegen. Für Unternehmen bedeutet das, dass sich ein Agent nicht isoliert betreiben lässt, sondern Teil der bestehenden IT-Landschaft wird. Wie sich generative KI in eine umfassendere Daten- und Automatisierungsstrategie einbetten lässt, ist Teil unseres Angebots im Bereich Data & AI.

Vom Pilotprojekt zum produktiven Agenten

Der grösste Stolperstein bei Copilot Studio ist in der Praxis selten die Technik, sondern die Auswahl des richtigen ersten Anwendungsfalls sowie eine saubere Abstimmung mit bestehenden Lizenzen und Zugriffsrechten. Wer zu breit startet, verliert schnell den Überblick über Wissensquellen und Verantwortlichkeiten, wer zu zögerlich bleibt, verpasst den eigentlichen Effizienzgewinn. Gemeinsam mit Ihrem Team identifizieren wir deshalb zunächst einen klar abgegrenzten Prozess, richten die nötigen Datenquellen und Berechtigungen ein und begleiten den Agenten über die Testphase hinaus in den produktiven Betrieb, als Teil unserer laufenden Microsoft Copilot-Beratung.

Fazit

Microsoft Copilot Studio erweitert den Nutzen von Microsoft 365 Copilot um eigene, auf das Unternehmen zugeschnittene KI-Agents. Statt allgemeiner Unterstützung im Arbeitsalltag übernimmt ein solcher Agent konkrete, klar abgegrenzte Aufgaben, etwa in HR, IT-Support oder Kundenservice. Entscheidend für den Erfolg sind ein sauber definierter Anwendungsfall, sorgfältig ausgewählte Wissensquellen sowie eine klare Governance rund um Daten und Zugriffsrechte. Unternehmen, die hier mit einem begrenzten Pilotprojekt starten, sammeln wertvolle Erfahrung, bevor weitere Agents folgen.

Sie möchten herausfinden, welcher Anwendungsfall für einen eigenen Agenten in Ihrem Unternehmen am meisten Sinn ergibt? Vereinbaren Sie ein Beratungsgespräch, wir klären gemeinsam die ersten Schritte.

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