20 Tage. Vom IT-Notfall zum stabilen Managed Service.
Wie die Schweizer Hilfsorganisation nach dem Wegfall ihres IT-Verantwortlichen mit Baggenstos in Rekordzeit ein vollständiges Betriebs-Outsourcing realisierte.
“Wir stehen Ihnen zur Seite“ – so lautet der Slogan der Stiftung CareLink. Anfangs 2017 trat der interne IT Verantwortliche aus und die Hilfsorganisation brauchte selbst jemanden, der ihr schnell zur Seite stand und den Betrieb Ihrer IT Infrastruktur in einem Outsourcing übernahm. Unser Managed Service „Operation Care“ war die Lösung mit der wir diese Anforderung in rund 20 Tagen erfüllten.
Carelink und Baggenstos: Erfolgreiche Partnerschaft für moderne IT-Lösungen
Stiftung CareLink
Die Stiftung CareLink wurde im Jahr 2001 als Folge des Katastropheneinsatzes beim Absturz des Fluges Swissair 111, ins Leben gerufen. Sie ist in ihrer Form in der Schweiz einzigartig. Das Modell CareLink wurde vom damaligen «Swissair Emergency Care Team» entwickelt, seitdem weiter perfektioniert und ausgeweitet. Ein CareLink Slogan lautet: „Geschehenes lässt sich nicht rückgängig machen, doch wie man damit umgeht kann man dank Erfahrung planen.“ Die Stiftung steht Unternehmen im Falle eines Notfalles zur Seite und übernimmt mit 8 internen und bis zu 350 externen Mitarbeitern sowohl emotionale wie administrative Aufgaben während der Krisenzeit.
Walter Kaelin, Managing Director bei Carlink,erkennt in der Zusammenarbeit mit Baggenstos gleich mehrere positive Faktoren. Besonders hebt er die Flexibilität trotz gut strukturierte Prozesse und die sehr engagierten fixen Ansprechpartner hervor.
«Besonders schätzen wir die sehr schnelle Reaktionen auf Anfragen und die hohe Hilfsbereitschaft von Baggenstos. Bestehende Probleme werden rasch gelöst. Dank dem gut funktionierendem Ticketing-System und den eingespielten Support Prozessen hat man immer den Überblick. Auch gibt es weitaus weniger Probleme seit Baggenstos den Support und Betrieb übernommen hat. Dass diese erstklassigen Leistungen zu einem sehr attraktiven Fixpreis erbracht werden, freut mich natürlich besonders.»
Facts and Figures
Ausgangslage und Zielsetzung
Aufgrund personeller Wechsel im IT Bereich der CareLink stand die Sicherstellung des Betriebes an erster Stelle. Die Bedürfnisse des Kunden war neben dem weiteren reibungslosen Ablauf und Support die Herbeiführung einer sicheren und aktualisierten IT-Umgebung mit klaren Service Level Agreements (SLA), regelmässiger Wartung und einem professionellen Patchmanagement bei Servern und Netzwerk Geräten.
Hinzu kam die Forderung der Entlastung interner IT Ressourcen und dadurch die Schaffung freier Kapazitäten für interne Projekte und die Weiterentwicklung der IT im Care-Bereich. Das Projekt „Operation Care als Betriebs- und Supportlösung“ für die Stiftung CareLink musste zudem innert knapp 20 Tagen umgesetzt werden.
Lösung
Die Überführung des Betriebs in den Managed Service „Operation Care“ wurde in diesen Arbeitsschritten realisiert:
• Überprüfung der bestehenden IT Infrastruktur im Rahmen einer Due Diligence
• Übernahme des spezifischen IT Know-how von CareLink
• Übernahme des Betriebs der bestehenden Hardware
• Systemtechnische Anpassungen für einen reibungslosen Betrieb
• Integration in „Operation Care“-Modell mit Ticketsystem, Supportprozessen und Reporting
Kennzahlen
• 8 interne und 350 externe Mitarbeiter (beim Ereignisfall), welche alle die Infrastruktur nutzen müssen
• 2 wichtige Geschäfts Applikationen
• 4 physische Server mit 12 virtuelle Maschinen
Resultate
Die Herbeiführung einer sicheren und aktualisierten IT-Umgebung mit klaren Service Level Agreements (SLA), regelmässiger Wartung und einem professionellen Patchmanagement bei Servern und Netzwerk Geräten konnte mit dem Projekt „Operation Care als Betriebs- und Supportlösung“ für die Stiftung CareLink in kurzer Zeit erfolgreich umgesetzt werden.
Herausforderungen
Eine besondere Herausforderung stellte das schmale Zeitfenster von 20 Tagen dar. Innerhalb dieser Spanne mussten die Due Diligence und Transition geplant und durchgeführt werden. Ebenso musste die Übernahme von Support und Wartung von Hardware, welche nicht im Baggenstos-Portfolio enthalten ist, sichergestellt werden. Auch verschiedene administrative Abklärungen und die Gestaltung von Verträgen war in der intensiven Jahresendphase nicht einfach.
Managed Service als Basis für künftigen Erfolg
Der Betrieb der Infrastruktur erfolgt mit unserem Operation Care Managed Service. Dabei kümmert sich unser Operation Team um den täglichen Betrieb und leistet raschen Support im Störungsfall. Mit branchenanerkannten Best Practices und klar definierten Service Levels (SLA) wird die Qualität garantiert. Der fix zugeteilte Baggenstos Service Manager kümmert sich um allfällige Eskalationen, sorgt für die laufende Optimierung der Support- und Betriebsprozesse und begleitet die CareLink bei der Weiterentwicklung ihrer IT Infrastruktur.
Best Practice - IT-Outsourcing bei Carelink
Erfahren Sie in unserer Webinar-Aufzeichnung, wie Carelink erfolgreich ihre IT-Infrastruktur mit Baggenstos skaliert und zukunftssicher gemacht hat – eine Lösung, die speziell für die Bedürfnisse von KMU entwickelt wurde.
Herzlichen Dank für die gute Zusammenarbeit
Wir danken allen Beteiligten CareLink Mitarbeitern für die immer produktive und angenehme Zusammenarbeit. Dass wir mit unserem „Operation Care Service“ zum Erfolg von CareLink beitragen können, erfüllt uns mit Stolz und Genugtuung.
Über
Entstehung & Auftrag
Die Stiftung CareLink wurde 2001 als Folge des Katastropheneinsatzes beim Absturz von Swissair-Flug 111 ins Leben gerufen. Sie ist in ihrer Form in der Schweiz einzigartig und steht Unternehmen im Krisenfall mit professioneller psychologischer Erstbetreuung und administrativer Unterstützung zur Seite.
Organisationsmodell
Ein Team von 8 Festangestellten koordiniert ein Netzwerk von bis zu 350 externen Fachpersonen, die im Ereignisfall mobilisiert werden. Dieses Modell erfordert eine IT-Infrastruktur, die sowohl im Normalbetrieb als auch bei plötzlicher Volllast zuverlässig funktioniert.
Besonderheit
«Geschehenes lässt sich nicht rückgängig machen, doch wie man damit umgeht, kann man dank Erfahrung planen.» Dieses Credo prägt nicht nur die Care-Arbeit, sondern auch den Anspruch an die IT: maximale Verfügbarkeit, minimale Komplexität, klare Prozesse im Ernstfall.
IT-Umfeld
4 physische Server mit 12 virtuellen Maschinen, 2 geschäftskritische Applikationen. Die IT muss sowohl für das Kernteam im Büro als auch für Hunderte externer Einsatzkräfte im Krisenfall jederzeit zugänglich und stabil sein.
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