Microsoft 365 Preiserhöhung 2026: Diese Massnahmen sollten Unternehmen jetzt ergreifen

Seit dem 1. Juli 2026 sind die neuen Microsoft 365 Preise in Kraft. Für viele Unternehmen kam die Nachricht der Preisanpassung nicht überraschend, wohl aber die Frage, was jetzt konkret zu tun ist. Denn eine Preiserhöhung allein sagt noch nichts darüber aus, ob Ihr Unternehmen davon stark oder kaum betroffen ist, ob sich ein Wechsel der Lizenzstufe lohnt oder ob Sie schlicht ungenutzte Funktionen mitfinanzieren. Genau hier setzt dieser Artikel an: Wir zeigen Ihnen nicht nur, welche Pläne betroffen sind und welche neuen Funktionen die Preisanpassung mit sich bringt, sondern vor allem, mit welchen konkreten Massnahmen und mit welcher Beratung Sie als Unternehmen jetzt richtig reagieren, egal ob KMU oder grössere Organisation. Als Microsoft-fokussierter IT-Partner begleiten wir bei Baggenstos Unternehmen genau bei dieser Einordnung.

Die neuen Microsoft 365 Preise 2026 im Überblick

Microsoft hat die Preise für ausgewählte Microsoft 365 und Office 365 Lizenzen per 1. Juli 2026 angepasst. Nicht alle Pläne sind gleich stark betroffen, einige Lizenzen wie Business Premium bleiben sogar unverändert im Preis. Die folgende Übersicht zeigt die wichtigsten Änderungen (Preise pro User und Monat in CHF):

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Auffällig dabei: Ausgerechnet die Lizenz M365 Business Premium, die für viele Unternehmen der Standardplan ist, bleibt vom Preisanstieg verschont. Wer aktuell auf Business Standard oder Business Basic setzt, sollte also genau hinschauen, ob ein Wechsel auf Business Premium inzwischen sogar attraktiver ist als vorher, warum sich dieser Plan gerade jetzt besonders lohnt, erklären wir auch hier in dem Artikel Ein Abwehrbollwerk für Microsoft 365 Business Premium.

Gründe für die Microsoft 365 Preiserhöhung

Microsoft begründet die Preisanpassung offiziell mit einer deutlichen Erweiterung des Funktionsumfangs. Konkret kommen ab Juli 2026 neue Fähigkeiten in den Bereichen Copilot Chat, Security, Management und Data Protection hinzu, die je nach Lizenzstufe unterschiedlich umfangreich ausfallen. Je höher die Lizenzstufe, desto mehr neue Capabilities sind enthalten, das ist aus Sicht von Microsoft die Rechtfertigung für die Preisanpassung.

Ein zweiter, weniger offen kommunizierter Faktor spielt ebenfalls eine Rolle: Microsoft investiert branchenweit stark in den Ausbau von KI-Funktionen, und diese Investitionen müssen finanziert werden. Zudem zeigt sich am Markt, dass praktisch alle grossen Software-Anbieter in den vergangenen Monaten ihre Preise angehoben haben, oft mit ähnlicher Begründung. Für Unternehmen, die auf mehrere Cloud-Dienste gleichzeitig setzen, summieren sich solche Preisanpassungen schnell zu einem spürbaren Kostenfaktor, ein weiterer Grund, warum sich eine ganzheitliche Betrachtung der eigenen IT-Kosten lohnt, statt nur einzelne Rechnungen zu prüfen.

Neue Funktionen je nach Lizenzstufe

Die folgende Übersicht zeigt, welche neuen Funktionen ab Juli 2026 in den jeweiligen Lizenzen enthalten sind, mehr zu den einzelnen Mehrwerten lesen Sie auch in Mehrwerte in Microsoft 365 führen zu Preisanpassungen:

Damit gilt: Je höher die gewählte Lizenzstufe, desto umfangreicher die neuen Sicherheits-, Verwaltungs- und KI-Funktionen, die Sie ab sofort nutzen können. Gerade der zusätzliche E-Mail-Speicher und die URL-Prüfung in Outlook betreffen praktisch jedes Unternehmen im Arbeitsalltag, während die neuen Intune-Funktionen vor allem für Unternehmen mit grösserem Geräte-Bestand oder höheren Compliance-Anforderungen relevant werden.

Ein besonders wertvoller Punkt für Bestandskunden von Microsoft 365 E3 und E5: Funktionen wie Microsoft Defender for Office 365 Plan 1 und Intune Plan 2, die bislang separat lizenziert werden mussten, sind ab Juli 2026 direkt in diesen Lizenzstufen enthalten. Wer diese Funktionen bereits separat lizenziert hat, sollte prüfen, ob sich die bisherige Zusatzlizenz nun kündigen lässt, hier steckt für viele Unternehmen ein direktes Einsparpotenzial, das die eigentliche Preiserhöhung teilweise oder sogar vollständig ausgleichen kann.

Preissenkung bei Copilot Business im Überblick

Auch beim Copilot Business Preis gibt es seit dem 1. Juli 2026 wichtige Änderungen, inklusive neuer Bundle-Namen im Microsoft Product Portfolio:

Besonders spannend ist dabei der Preisvorteil im Bundle: Copilot Business einzeln kostet CHF 17.00 pro User und Monat. Im Bundle mit Business Premium liegt der effektive Preis für Copilot Business jedoch bei nur CHF 8.15 pro User und Monat, eine Ersparnis von CHF 8.85 pro User und Monat. Bei 100 Usern entspricht das einem Vorteil von rund CHF 10'620 pro Jahr. Wer Copilot ohnehin einsetzen möchte, sollte also nicht Business-Lizenz und Copilot-Add-on separat einkaufen, sondern gezielt auf die neuen Bundles setzen.

Bedeutung der Preisanpassung für Schweizer Unternehmen

Für Sie als Unternehmen ist die Preisanpassung vor allem eine gute Gelegenheit, den eigenen Lizenzbestand zu überprüfen und den Mehrwert der neuen Funktionen aktiv zu nutzen. Themen wie KI-gestützte Zusammenarbeit, Security, Compliance und modernes Geräte-Management über Intune werden für Unternehmen jeder Grösse zunehmend wichtiger, unabhängig davon, ob es sich um ein kleineres Team oder eine grössere Organisation handelt. Gleichzeitig zeigt die Erfahrung aus vielen Kundenprojekten, dass ein grosser Teil der Unternehmen die bereits vorhandenen Funktionen ihrer Microsoft 365 Lizenz nur teilweise nutzt. Wer jetzt ohnehin mehr bezahlt, sollte diesen Moment nutzen, um Klarheit über die tatsächliche Nutzung zu schaffen, statt stillschweigend die höhere Rechnung zu akzeptieren.

Diese Massnahmen helfen Ihnen jetzt weiter

Statt die Preiserhöhung einfach hinzunehmen, lohnt sich ein strukturiertes Vorgehen. Die folgenden sechs Massnahmen haben sich in der Praxis bewährt:

1. Lizenzbestand bereinigen

Prüfen Sie, wie viele Lizenzen tatsächlich aktiv genutzt werden. In vielen Unternehmen sammeln sich über die Zeit Lizenzen für ausgeschiedene Mitarbeitende, Testkonten oder doppelt angelegte Benutzer an. Eine Bereinigung dieser Karteileichen ist meist die schnellste und einfachste Massnahme, um die Mehrkosten der Preisanpassung ganz oder teilweise auszugleichen, oft ohne dass dafür überhaupt ein Anbieterwechsel oder eine Vertragsänderung nötig ist.

2. Lizenztyp überprüfen

Vergleichen Sie, ob Ihr aktueller Plan noch zum tatsächlichen Bedarf passt. Gerade weil Business Premium im Preis unverändert bleibt, kann ein Wechsel von Business Standard auf Business Premium inzwischen sinnvoll sein, insbesondere für Unternehmen, die bislang aus Kostengründen auf Sicherheitsfunktionen wie erweiterten Bedrohungsschutz oder Geräteverwaltung verzichtet haben. Für Mitarbeitende mit reinem E-Mail-Bedarf kann umgekehrt auch ein Downgrade auf einen günstigeren Plan sinnvoll sein. Als Teil unseres Angebots im Bereich Modern Work unterstützen wir Sie dabei, den passenden Plan für Ihr Unternehmen zu finden.

3. Neuer Funktionsumfang aktiv nutzen

Security-, Management- und Copilot-Funktionen, für die Sie ab Juli ohnehin bezahlen, sollten auch tatsächlich im Arbeitsalltag eingesetzt werden, sonst zahlen Sie für ungenutzten Mehrwert. Das betrifft insbesondere die neuen Copilot-Chat-Erweiterungen und die URL-Prüfung in Outlook, beides Funktionen, die ohne zusätzlichen Aufwand direkt einen Mehrwert für Ihre Teams bringen können, sofern die Mitarbeitenden entsprechend informiert und geschult werden.

4. Vertragslaufzeiten und Zahlungsmodell prüfen

Jährliche Vorauszahlung statt monatlicher Abrechnung kann je nach Vertragsmodell Kosten reduzieren. Prüfen Sie ausserdem, zu welchem Zeitpunkt Ihr aktueller Vertrag verlängert wird, so behalten Sie auch bei künftigen Preisanpassungen frühzeitig den Überblick und können rechtzeitig reagieren, statt von der nächsten Rechnung überrascht zu werden.

5. Budget frühzeitig anpassen

Kalkulieren Sie die Mehrkosten für das laufende Geschäftsjahr realistisch ein, statt von der nächsten Rechnung überrascht zu werden. Gerade für Geschäftsführung und Finanzverantwortliche ist eine frühzeitige, transparente Kommunikation der zu erwartenden IT-Kosten wichtiger Bestandteil einer soliden Budgetplanung. Dies wird als Service bei unseren Kunden im Rahmen des Jahresgesprächs besprochen.

6. Beratung einholen

Ein Microsoft-Partner kann Ihren Lizenzbestand systematisch analysieren und aufzeigen, wo sich durch die richtigen Lizenztypen sogar Einsparungen erzielen lassen. Gerade weil die Auswirkungen der Preisanpassung von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich ausfallen, lohnt sich hier eine individuelle statt einer pauschalen Einschätzung.

So unterstützt Sie Baggenstos bei Ihrer Microsoft 365 Lizenzstrategie

Als Microsoft-fokussierter IT-Partner begleiten wir Unternehmen nicht nur bei der technischen Umsetzung, sondern von Anfang an bei der strategischen Frage, welche Microsoft 365 Lizenzstrategie zu Ihrem Unternehmen passt. Unser Vorgehen ist bewusst schlank gehalten:

• Unverbindliches Beratungsgespräch: Wir klären gemeinsam, wo bei Ihrer aktuellen Microsoft 365 Umgebung der grösste Hebel liegt, sei es bei der Lizenzstruktur, der Sicherheit oder der tatsächlichen Nutzung vorhandener Funktionen.
• Assessment Ihrer Ist-Situation: Wir analysieren Ihren bestehenden Lizenzbestand, die genutzten Funktionen und identifizieren ungenutztes Einsparpotenzial sowie sinnvolle Upgrade-Optionen.
• Roadmap und Umsetzung: Aus dem Assessment entsteht eine klare Roadmap, die wir gemeinsam mit Ihnen und mit einem festen Ansprechpartner phasenweise umsetzen.
• Langfristige Betreuung: Über unseren Managed Service behalten wir Ihre Lizenzkosten, Sicherheitsrichtlinien und Compliance-Anforderungen auch nach der Umsetzung im Blick, damit zukünftige Preisanpassungen Sie nicht erneut überraschen.

Dieser strukturierte Ansatz zahlt sich gerade jetzt aus: Statt reaktiv auf eine einzelne Preisanpassung zu reagieren, erhalten Sie eine Lizenzstrategie, die auch bei der nächsten Anpassung durch Microsoft trägt. Einen Einblick in bereits umgesetzte Projekte finden Sie in unseren Referenzen.

Upgrade-Vergleich: Wann sich eine höhere Lizenzstufe lohnt

Das lässt sich nicht pauschal beantworten und hängt von Ihrem individuellen Bedarf an Security-, Management- und Copilot-Funktionen ab. Ein einfaches Rechenbeispiel verdeutlicht aber, warum sich der Vergleich lohnt: Ein Unternehmen mit 20 Mitarbeitenden im Business-Standard-Plan zahlt nach der Preisanpassung rund CHF 227 pro Monat. Für einen Wechsel auf Business Premium fallen bei derselben Anzahl Mitarbeitender rund CHF 356 pro Monat an, ein Aufpreis von knapp CHF 129 monatlich, dafür mit deutlich erweitertem Schutz vor Phishing und Ransomware, zentraler Geräteverwaltung über Intune und saubererer Trennung von Firmen- und Privatdaten auf mobilen Geräten. Für Unternehmen, die aktuell noch keine zentrale Geräteverwaltung im Einsatz haben, kompensiert allein die eingesparte IT-Administrationszeit häufig einen grossen Teil dieses Aufpreises.

Für Unternehmen mit höheren Compliance-Anforderungen kann sich zudem ein Blick auf Microsoft 365 E3 oder E5 lohnen, insbesondere wegen der zusätzlichen Intune- und Security-Copilot-Funktionen in den höheren Stufen. Ob sich ein Upgrade für Ihr Unternehmen konkret rechnet, hängt letztlich von Faktoren wie Mitarbeiterzahl, Gerätevielfalt und regulatorischen Anforderungen ab, die sich am zuverlässigsten in einem persönlichen Beratungsgespräch einordnen lassen.

Fazit

Die Microsoft 365 Preiserhöhung 2026 betrifft nicht alle Lizenzen gleichermassen und bringt gleichzeitig neue Security-, Management- und KI-Funktionen mit sich. Statt die höhere Rechnung einfach hinzunehmen, lohnt sich für Unternehmen jeder Grösse jetzt ein Blick auf den eigenen Lizenzbestand, die passende Plan-Wahl und die tatsächliche Nutzung der neuen Funktionen. Mit einer strukturierten Lizenzberatung lässt sich die Preisanpassung nicht nur einordnen, sondern häufig auch zu einem echten Vorteil machen, sei es durch Einsparungen bei ungenutzten Lizenzen oder durch bessere Sicherheit zu einem kaum höheren Preis.

Sie möchten wissen, welche Massnahmen sich für Ihr Unternehmen konkret lohnen? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, wir beraten Sie gerne zu Ihrer optimalen Microsoft 365 Lizenzstrategie.