Das Wichtigste in Kürze
- Microsoft führt neue Funktionen für sinnvolle Use Cases mit Copilot ein
- Markenpflege noch nie so einfach wie mit den neuen Marken-Kits
- Weitere Innovationen erweitern die Fähigkeiten der KI-Modelle oder unterstützen bei Vertragsprüfungen
Die Produktion von Dokumenten erfolgt oft in leeren, unformatierten Dokumenten, die nachträglich an die Marke angepasst werden müssen – im Minimum ein Logo drauf. Das führt zu einem inkonsistenten Auftritt des Unternehmens. Copilot hilft.
Wer einen Bericht in Excel oder eine PowerPoint-Präsentation erstellt, fokussiert sich auf den Inhalt, die Story und die Botschaft, die bei den Empfängerinnen und Empfängern haften bleiben soll, nicht aber auf das Markenbild. Das führt oft zu uneinheitlich gestalteten Dokumenten. Die Aussenwelt gewinnt einen «schiefen» Eindruck vom Unternehmen. Eine schlecht gepflegte Marke ist kein Gewinn für die Reputation und schwächt die Loyalität der Kundinnen und Kunden. Das muss nicht sein.
Mit dem neuen Marken-Kit («Brand Kit») in der Microsoft-Copilot-App ändert sich das. Es enthält alle Materialien und Anweisungen, um neu erstellte Dokumente automatisch zu formatieren, ohne den Inhalt zu verändern.
«Das ist ein wichtiger Schritt für die Markenpflege», sagt unser SCO Ivo Gonzenbach. «Und es ist ein brillanter Use Case für KI, die hier ihre Stärke ausspielt.»
Was er meint: Die manuelle Nachjustierung der Markenelemente entfällt, wenn sie nicht sogar ganz vergessen geht. Und Creators müssen sich nicht um die pingelige Umsetzung der Brandingvorschriften kümmern. «Microsoft hat Copilot eine clevere Funktion zur Stärkung des Business spendiert!»
Die Spezialistinnen und Spezialisten von Baggenstos kennen sich mit den neuen Funktionen aus und beobachten die technische Entwicklung genau. Sie wissen genau, wie die KI-Funktionen KMU-Kunden voranbringen.
Was ein Marken-Kit umfasst
Die Microsoft-Copilot-App ermöglicht Markenverantwortlichen, offizielle Marken-Kits zu erstellen und zu pflegen, damit das Branding im gesamten Unternehmen standardmässig konsistent ist. Mitarbeitende erhalten automatisch Zugang zu wichtigen Materialien für das einheitliche Corporate Design. Ein Marken-Kit umfasst folgende Elemente:
- Logos, Farbpaletten und Typografie
- Vorlagen und Layoutmuster
- Symbole und Datenvisualisierungsstile
- Regeln für Fotografie und Bildstile
- Markenstimme, Tonalität, Terminologie und Schreibrichtlinien
- Dos and Don’ts für visuelle und verbale Identität
Mit der neuen Funktion ist es auch möglich, mehrere Brands zu pflegen. Offizielle Marken-Kits – verwaltet von Brand Managern – stehen allen im Tenant über die gesamte Organisation hinweg zur Verfügung. Andere Kits stehen für bestimmte Nutzergruppen gemäss Benutzerberechtigungen bereit. Ersteller können auch persönliche Kits erstellen.
Wie man ein Marken-Kit nutzt
Um ein Marken-Kit anzulegen, genügt in der Microsoft-Copilot-App ein Klick auf «Erstellen» im linken Navigationsmenü, danach auf «Mehr» sowie die Auswahl von «Marken-Kits». Nach dem Anlegen eines neuen Kits konfigurieren Sie seine Elemente wie Logos, Farben, Schriften, Bilder, Icons, Vorlagen sowie Muster für die Markenstimme, Markenrichtlinien und die Definition des visuellen Stils von Dokumenten.
Um ein fertiges Dokument gemäss dem Marken-Kit anzupassen, öffnen Sie in der entsprechenden App den Copilot-Bereich und wählen Sie mit «+» und «Marke auswählen» das passende Marken-Kit aus. Beschreiben Sie im Prompt, wie das Dokument angepasst werden soll. Sie können hier auch gleich ein neues Dokument erstellen lassen.
Marken-Kits setzen eine Microsoft-365-Copilot-Lizenz voraus. Ausserdem braucht es eine Berechtigung als Markenmanager. Fehlt diese, kann man Markenelemente nur für den persönlichen Gebrauch hinterlegen.
Weitere Copilot-Innovationen
Copilot übernimmt mithilfe von Fähigkeiten («Skills») auch wiederkehrende Aufgaben in Excel und PowerPoint. Skills versorgen die Agenten mit Anleitungen, Fachwissen oder Workflows. Das erspart das Neuprompten der immer gleichen Aufgaben. Der Aufruf der hinterlegten Skills erfolgt per Klick oder mit Erwähnung («Skillname»). Angelegt wird eine Fähigkeit über den Copilot-Chatbereich im Menü «Fähigkeit hinzufügen».
Verträge sollten nicht gegen interne Vertragsstandards oder Playbooks verstossen, um die Compliance zu stärken. Der Copilot Legal Agent in Word erkennt potenzielle Risiken und Verstösse und warnt vor ungewöhnlichen Vertragsklauseln. Der Agent ist im Frontier-Programm verfügbar.
«Gerne unterstützen wir bei der Aktivierung und Einrichtung des Agenten», sagt Ivo Gonzenbach. «Auch hier zeigt Microsoft, wie KI sinnvoll eingesetzt wird: Der KI-Rechtsvertreter warnt bereits im Frühstadium vor Compliance-Verstössen und erkennt rechtliche Stolperfallen – das spart Kosten.»
Hier geht’s zum Link in Ihrem Microsoft Copilot: Marken-Kit anlegen
