Aus einer IT werden drei. Zürichs Wirtschaftsorganisationen trennen sich.

Technisch waren die drei Organisationen Zürcher Handelskammer (ZHK), Arbeitgeber Zürich und das Swiss Arbitration Centre seit langem miteinander verbunden: Sie nutzten dieselbe Plattform. Baggenstos schuf innert sechs Monaten eine M365-Umgebung mit neuen lokalen Arbeitsplätzen (Notebooks, Monitore) für jede einzelne Organisation unter Bewahrung von Synergieeffekten.

Projektziel war, aus einer Umgebung drei einzelne, stabile, sichere und zukunftsfähige M365-Umgebungen mit klaren Betriebsprozessen zu machen. Einige Ressourcen wie Drucken oder WLAN sollten nach wie vor gemeinsam genutzt werden. Für jede Organisation musste ein eigener Internetanschluss samt Firewall und neuen Switches eingerichtet werden, um deren Sicherheit und Unabhängigkeit zu gewährleisten.

Zeitintensive Vorbereitungen

Die saubere Auftrennung der bisherigen IT-Infrastruktur in drei eigenständige Microsoft-365-Tenants erforderte ein sorgfältiges Assessment und einen klar strukturierten Migrationsplan unter Einhaltung aller Datenschutzvorschriften. Keine Information durfte falsch zugeordnet werden, keine Berechtigung falsch vergeben werden. E-Mails mussten fehlerfrei migriert werden.

Dank ausführlicher Bestandesaufnahmen und sorgfältiger Planung gelang den Baggenstos-Spezialistinnen und -Spezialisten das Kunststück: Es gab am Tag der Umstellung keinen IT-Unterbruch, der das Tagesgeschäft der drei Institutionen der Zürcher Wirtschaft beeinträchtigt hätte. Diese können heute mit einer eigenen Umgebung den Wirtschaftsstandort und die Rolle der Arbeitgeber in der Region Zürich stärken, während das Swiss Arbitration Centre mit einer eigenen durchdachten Cloud-Infrastruktur seine Serviceleistungen verbessern kann.

Unternehmen

Die saubere Auftrennung der bisherigen IT-Infrastruktur in drei eigenständige Microsoft-365-Tenants erforderte ein sorgfältiges Assessment und einen klar strukturierten Migrationsplan unter Einhaltung aller Datenschutzvorschriften. Keine Information durfte falsch zugeordnet werden, keine Berechtigung falsch vergeben werden. E-Mails mussten fehlerfrei migriert werden.

• Die Zürcher Handelskammer (ZHK) ist seit 1873 die Stimme der Wirtschaft für die Region Zürich, Zug und Schaffhausen. Sie vertritt über 1200 Unternehmen mit mehr als 200’000 Mitarbeitenden.
• Arbeitgeber Zürich ist seit über 100 Jahren an der Seite von Arbeitgeberinnen und Arbeitgebern im Wirtschaftsraum Zürich. Der Verband zählt rund 2’200 Mitgliedsfirmen.

• Das Swiss Arbitration Centre mit Sitz in Zürich und Büros in Genf und Zürich ist die führende Institution für die Beilegung von internationalen Wirtschaftsstreitigkeiten in der Schweiz.
  

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Facts & Figures

Ausgangslage und Zielsetzung

Aus eins mach drei: Die drei Organisationen sollten künftig in getrennten M365-Umgebungen tätig sein und zudem vor Ort eine neue Infrastruktur mit Notebooks, Monitoren und Netzwerkkomponenten erhalten. Ziel war eine Entflechtung unter Beibehaltung gewisser Synergien wie zum Beispiel eine gemeinsam genutzte Print-Infrastruktur. Das bedeutete auch die Etablierung neuer Betriebsprozesse und das Abschliessen getrennter Verträge mit den Lieferanten. Das Swiss Arbitration Centre löste bei der Gelegenheit seine traditionelle Telefonielösung durch Microsoft Teams Voice ab.

Kennzahlen

40 Mitarbeitende und Benutzer

• 2 Standorte: Zürich & Genf
  
• 3 Betriebsvereinbarungen im Operation Care Modell

Lösung & Umsetzung

Die Umsetzung erforderte eine intensive Vorbereitung. Aus einer Bestandsaufnahme der Prozesse und Daten entstanden drei getrennte Umgebungen. Das Baggenstos-Team orchestrierte das Onboarding in die getrennten M365 Tenants mit MFA/Conditional Access, Microsoft Intune und standardisierten Client-Konfigurationen. Ausserdem wurden die Policies für den risikobasierten Zugang festgelegt. Anschliessend erfolgte die Bildung eines Standard Images der Clients.

Weitere Elemente des Projektes

• E-Mail-Migrationen: vom alte IT Provider zu drei Microsoft 365 Umgebungen.
  
• File-Migration: ShareGate für Files/Teams; Datenmigration nach OneDrive, Teams und Sharepoint.
  
• Drucklösung mit dem Cloud-Dienst Printix, Follow-Me, automatische Treiberverteilung uvm.
  
• Hardware-Rollout: moderne Windows-Notebooks und Monitore mit integrierter Dockingstation (Autopilot).
  
• Neue Netzwerkinfrastruktur (Firewall, Switches, WLAN-Accesspoints).
  
• First-Logins & Schulungen vor Ort bei der Umstellung auf die neue Lösung.

Herausforderungen

Sämtliche Daten, Benutzer und Berechtigungen mussten korrekt migriert und neu zugeordnet werden. Das erforderte eine intensive Zeit der Analyse und Planung. Zentrale Dienste wie die Druckerumgebung und die WLAN-Infrastruktur sollten weiterhin mandantenübergreifend genutzt werden. Die Koordination mit dem bisherigen Lieferanten erwies sich besonders bei der Übernahme von Altbeständen und der Rechteverwaltung als schwierig. Der Übergang von der gemeinsamen in die getrennte Infrastruktur musste unterbruchsfrei organisiert und koordiniert werden – an den beiden Standorten Zürich und Genf.

Resultate

Der Rollout erfolgte termingerecht mit begleitetem First-Login und persönlicher Unterstützung vor Ort, was einen reibungslosen Umstieg ermöglichte. Dank Printix wurde das Drucken wartungsärmer, da kein lokaler Druckserver mehr benötigt wird und die Verwaltung zentral erfolgt. Die Clients sind nun standardisiert und sicher mit Schweizer Datenhaltung. Zudem wurde ein klarer Betrieb mit Baggenstos Operation Care etabliert.

Auf Prozessebene profitieren die drei Organisationen von einer eigenständigen Cloud-Umgebung: Sie operieren effizienter mit gestärkter Compliance. Klare IT-Strukturen und Betriebsabläufe sorgen für mehr Sicherheit. Ausserdem: Conditional Access erlaubt den Zugang nur zu den vordefinierten Bedingungen. Gleichzeitig nutzen die Mitarbeitenden gewisse Dienste wie WLAN und Printing gemeinsam, was die Kosten optimiert.

Warum Baggenstos?

Baggenstos überzeugte die drei Kunden mit einer langjährigen Microsoft-365-Expertise sowie einer klaren, strukturierten Projektplanung. Diese schuf das Vertrauen, das die Umstellung am definierten Tag erfolgreich und unterbruchsfrei verlaufen würde.

Herzlichen Dank für die gute Zusammenarbeit

Durch die enge und konstruktive Abstimmung konnte das Projekt termingerecht, effizient und ohne Beeinträchtigung des laufenden Betriebs umgesetzt werden.