Phishing im Unternehmen abwehren: Schutz für Mitarbeitende und Daten

Phishing-Angriffe zielen auf Menschen, nicht auf Technik: Eine überzeugende E-Mail, ein gefälschter Link, und Zugangsdaten und Informationen sind in den Händen der Angreifer. Das Bundesamt für Cybersicherheit (BACS) verzeichnete im ersten Halbjahr 2026 zahlreiche Meldungen zu Phishing rund um Microsoft 365. Dieser Artikel zeigt, wie Unternehmen Phishing erkennen, welche technischen und organisatorischen Massnahmen schützen und wie sich Mitarbeitende und Daten mit Microsoft Security absichern lassen.

Phishing erkennen: Typische Merkmale und Angriffsformen

Phishing erkennen heisst, auf Auffälligkeiten zu achten, bevor ein Link angeklickt oder ein Anhang geöffnet wird. Die Angreifer imitieren dabei bekannte Absender, etwa Microsoft, Banken, Lieferanten oder die eigene Geschäftsleitung.

Merkmale einer Phishing-Mail erkennen

• Zeitdruck oder Drohungen, etwa eine angeblich ablaufende Anmeldung oder eine dringende Zahlung
• Eine Absenderadresse, die bekannt wirkt, aber leicht abweicht
• Links, deren Ziel nicht zum angeblichen Absender passt, sichtbar beim Darüberfahren mit der Maus
• Unerwartete Anhänge oder die Aufforderung, sich auf einer Website anzumelden
• Die Bitte, Zugangsdaten einzugeben, Codes weiterzugeben oder Zahlungsdaten zu ändern

Rechtschreibfehler sind kein verlässliches Merkmal mehr. Mit KI erstellte Nachrichten sind sprachlich oft überzeugend, ein fehlerfreier Text ist deshalb noch kein Zeichen für eine echte E-Mail.

Angriffsformen im Überblick

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Schutz vor Phishing: Technische Massnahmen für E-Mails und Links

Technischer Schutz soll Phishing-Mails abfangen, bevor sie Mitarbeitende erreichen, und die Folgen begrenzen, wenn doch eine durchkommt. In Microsoft 365 greifen dafür mehrere Ebenen ineinander.

Anti-Phishing, Safe Links und Safe Attachments verwenden

Exchange Online Protection filtert Spam und Schadsoftware in jedem Microsoft-365-Tenant. Zusätzlichen Schutz liefert Microsoft Defender for Office 365: Safe Links prüft Links beim Klick, Safe Attachments testet Anhänge in einer geschützten Umgebung, bevor sie zugestellt werden, und Anti-Phishing-Richtlinien erkennen Imitationen bekannter Absender. Safe Links und Safe Attachments schützen auch in Teams. Plan 1 ist laut Microsoft in Microsoft 365 Business Premium enthalten, muss aber aktiviert und konfiguriert werden. Plan 2 ergänzt unter anderem automatisierte Untersuchung und Angriffssimulationen und gehört zur Defender Suite für Business Premium. Alle diese Funktionen laufen unter dem Dach von Microsoft Defender.

Anmeldungen mit phishing-resistenter MFA absichern

Selbst wenn Zugangsdaten abgegriffen werden, verhindert eine zweite Stufe den Zugriff. Als sicherer gelten phishing-resistente Verfahren wie Passkeys, FIDO2-Sicherheitsschlüssel oder Windows Hello for Business. SMS und Telefonanrufe sind schwächer, Microsoft stellt die selbst bereitgestellte SMS- und Sprachverifizierung in Entra ID zum 1. Februar 2027 ein. Mit Conditional Access in Microsoft Entra lässt sich zusätzlich steuern, wer von wo auf Daten zugreifen darf.

Die Absenderdomain mit SPF, DKIM und DMARC schützen

SPF, DKIM und DMARC sorgen dafür, dass Dritte nicht unbemerkt E-Mails im Namen Ihrer Domain versenden können. Das schützt Kunden und Geschäftspartner vor gefälschten Nachrichten mit Ihrem Absender. Gegen die Übernahme eines echten Postfachs helfen diese Verfahren nicht, dort bleibt die starke Anmeldung entscheidend. Die Einträge werden im DNS der eigenen Domain hinterlegt.

Phishing Schutz im Unternehmen: Mitarbeitende als wichtigste Verteidigungslinie

Technik fängt vieles ab, aber nicht alles. Nachrichten, die durch die Filter kommen, entscheiden am Ende die Menschen im Postfach. Wirksamer Schutz verbindet deshalb Technik mit Sensibilisierung.

Schulungen und Phishing-Simulationen regelmässig durchführen

Mit Attack Simulation Training in Defender for Office 365 Plan 2 lassen sich Phishing-Angriffe realitätsnah simulieren und Schulungen gezielt zuweisen. In Plan 1 ist diese Funktion nicht enthalten. Ergänzend lässt sich Sicherheitstraining im Arbeitsalltag mit Darktrace einsetzen.

Meldewege und klare Regeln festlegen

Mitarbeitende brauchen einen einfachen Weg, verdächtige Nachrichten zu melden, etwa über die Melden-Funktion in Outlook (Report Message Add-in, in Defender for Office 365 enthalten). Bei Zahlungen und Änderungen von Kontodaten hilft eine feste Regel: Rückfrage über einen bekannten Kanal und Freigabe durch eine zweite Person, auch wenn die Anfrage angeblich von der Geschäftsleitung oder einem Geschäftspartner kommt. Solche Regeln gehören zu den organisatorischen Massnahmen, die für die Sicherheit ebenso zählen wie die Technik, zusammen mit einem Notfallplan und regelmässigen Schulungen.

Phishing-Angriff erkannt: So reagieren Unternehmen richtig

Wenn ein Link angeklickt oder Zugangsdaten eingegeben wurden, zählt Tempo. Diese Schritte haben sich bewährt:

1. Die IT sofort informieren und das betroffene Konto nicht weiter verwenden
2. Passwort zurücksetzen und aktive Sitzungen beenden
3. Das Postfach auf Weiterleitungen und neue Regeln prüfen, mit denen Angreifer mitlesen
4. Die Phishing-Mail in allen Postfächern suchen und entfernen
5. Den Vorfall melden: die Website oder den Link an antiphishing.ch, bei Bedarf über das Online-Meldeformular des BACS

Wurden vertrauliche Informationen oder personenbezogene Daten abgegriffen, sind zusätzlich Meldepflichten gegenüber Betroffenen und Behörden zu prüfen. Wer keine eigene Security-Abteilung hat, kann Überwachung und Reaktion mit einem Partner abdecken, etwa im Rahmen von Managed Services.

Konfiguration und Daten: Den Schutz regelmässig prüfen

Auch die beste Lizenz schützt nur, wenn Richtlinien aktiv und richtig eingestellt sind. Wie gut die bestehende Konfiguration aufgestellt ist, lässt sich mit einem Tenant Security Check prüfen. Und falls trotz Schutz Zugangsdaten abfliessen, begrenzen Vertraulichkeitsbezeichnungen und die Verhinderung von Datenverlust in Microsoft Purview den Schaden, weil sensible Daten das Unternehmen nicht unkontrolliert verlassen.

Fazit

Phishing lässt sich nicht vollständig verhindern, aber deutlich erschweren und abfedern. Wirksam ist die Kombination aus Filtern für E-Mails und Links, phishing-resistenter Anmeldung, geschulten Mitarbeitenden und einem klaren Ablauf für den Ernstfall. Welche Massnahmen im eigenen Unternehmen zuerst Wirkung zeigen, lässt sich in einem Beratungsgespräch anhand der bestehenden Umgebung festlegen.

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