Die Schweizer Gemeinde Langnau am Albis stand vor einer grossen Herausforderung, als ein Grossteil ihrer Belegschaft aufgrund von COVID-19 gezwungen war, aus der Ferne zu arbeiten. Vor dem Hintergrund strenger Datenschutzgesetze entschied sich die Verwaltung für Microsoft Teams als Kommunikations-Lösung, um die Mitarbeiter intern in Verbindung zu halten. Die Ergebnisse waren so erfolgreich, dass die Gemeindeverwaltung die Hybridlösung nun langfristig beibehalten will.
"Die Datenschutzgesetze machen die Cloud-basierte Digitalisierung für öffentliche Organisationen in der Schweiz zu einer Herausforderung. Was wir in den letzten anderthalb Jahren gelernt haben, ist, dass es funktionieren kann. Und es kann auch grosse Vorteile mit sich bringen."
Claudio Garzoni, Bereichsleiter der IKT-Abteilung der Schweizer Gemeinde Langnau am Albis, reflektiert über die Lektionen, die er und die Verwaltungssleitung in einer Zeit beispielloser Störungen für den Verwalter des öffentlichen Dienstes gelernt haben.
"Als die Pandemie kam, änderte sich alles", erinnert sich Garzoni. "Wie überall in Europa wurde auch unsere Arbeitsweise plötzlich auf den Kopf gestellt. Plötzlich waren wir gezwungen, von zu Hause aus zu arbeiten. Das war ein enormer Einschnitt".
Aber die Herausforderung, mit der sich öffentliche Einrichtungen wie die Gemeinde Langnau am Albis während der Pandemie konfrontiert sahen, wurde durch die strengen Datenschutzgesetze in der Schweiz noch komplexer.
"Datenschutz ist ein wichtiges Thema, und wir haben in der Schweiz bestimmte Regulatorien über die Art und Weise, wie wir Daten verwalten, was die Nutzung einiger digitaler Technologien, insbesondere cloudbasierter Technologien, für Organisationen des öffentlichen Sektors zu einer Herausforderung gemacht hat", sagt Garzoni.
Aber trotz der Hürden hat die Gemeinde Langnau am Albis entschlossen weitergemacht und einen Weg gefunden, die Kommunikation zwischen ihren Mitarbeitern und Bürgern aufrechtzuerhalten, ohne dabei die Gesetzgebung zu verletzen.
Zu diesem Zweck wurde Microsoft Teams eingeführt, und der Erfolg ist ein gutes Beispiel dafür, wie sichere Tools für die digitale Zusammenarbeit die Arbeitsweise von Organisationen des öffentlichen Sektors verändern können.
Unterstützung der Bürger durch Technologie
Die Gemeinde Langnau am Albis ist eine ländliche Schweizer Gemeinde etwa 10 Kilometer südlich von Zürich. Die 100 Mitarbeiter der Gemeinde sind für rund 7.800 Einwohnerinnen und Einwohner zuständig und erbringen Dienstleistungen in den Bereichen Bildung, Wasser, Bauwesen, Steuern, Gesundheitswesen, Sicherheit, Rechnungswesen, Liegenschaften, Infrastruktur und soziale Dienste.
Es handelt sich um einen komplexen Betrieb, bei dem die Technologie als Arbeitsinstrument eine wichtige Rolle spielt, um die Mitarbeiter bei der effizienten Bereitstellung von Dienstleistungen für die Einwohnerinnen und Einwohner zu unterstützen. "Die Leitung hier ist sehr daran interessiert, die digitale Entwicklung voranzutreiben", sagt Garzoni.
Denn es ist wichtig, dass wir den Einwohnerinnen und Einwohner unabhängig von Ort und Zeit Dienstleistungen anbieten können. Wir wollen, dass die Menschen das, was sie brauchen, jederzeit und von jedem Ort aus abrufen können", fügt er hinzu.
Die Einrichtung einer Infrastruktur, die "Always-on"-Dienste ermöglicht, bedeutete eine enge Zusammenarbeit mit dem Microsoft Gold-Partner Baggenstos, der die Virtualisierung der Infrastruktur von Langnau am Albis seit mehreren Jahren unterstützt.
Wir arbeiten schon seit einiger Zeit erfolgreich mit Baggenstos zusammen", sagt Garzoni. "Sie haben uns geholfen, unsere gesamte Serverumgebung auf ein virtuelles Setup zu migrieren", erklärt er. "Dann auch alle Workstations. Es ist eine sehr starke Partnerschaft; wir arbeiten gut zusammen.
Doch nichts konnte die Partner auf die Herausforderung vorbereiten, der sie sich im März 2020 stellen würden. "An einem Tag war alles wie gewohnt, am nächsten Tag arbeiteten wir alle aus der Ferne", sagt er.
Die COVID-19-Pandemie veränderte die Abläufe im öffentlichen Dienst der Schweiz über Nacht. Der Gemeinderat musste unbedingt in der Lage sein, sich zu treffen, um Massnahmen zur Bewältigung der sich rasch entwickelnden Krise zu erörtern. Und da ein persönlicher Kontakt nicht mehr möglich war, wusste die IT und die Geschäftsleitung in Langnau am Albis, dass sie schnell reagieren mussten, um die lebenswichtigen Dienste in der Gemeinde aufrechtzuerhalten.
In Zusammenarbeit mit Baggenstos wurde schnell ein Plan ausgeheckt, um die plötzliche Kommunikationslücke mithilfe von Microsoft Teams zu überwinden.
Einführung der neuen Lösung bei den Ratsmitgliedern
Als wir uns für eine Videokonferenzlösung entschieden haben, um die Lücke zu schliessen, war die Benutzerfreundlichkeit ein wichtiges Kriterium, sagt Garzoni.
Aber das Ökosystem war nicht der einzige Faktor, der das Team veranlasste, Teams gegenüber anderen Optionen den Vorzug zu geben. "Ein wichtiger Grund, warum wir uns für Teams entschieden haben, war die Sicherheit", sagt er. "Wir mussten in der Lage sein, eine sichere Kommunikation zu gewährleisten, und Teams war aufgrund seiner hervorragenden Datensicherheit und Benutzerfreundlichkeit die offensichtliche Wahl."
Nachdem sich das Team in Langnau am Albis für Teams entschieden hatte, organisierte es in Zusammenarbeit mit Baggenstos einen Online-Workshop, um die Arbeitslasten von Teams zu bestimmen, bevor es Pilotanwender aktivierte, um die Konfiguration zu überprüfen und sicherzustellen, dass alles an seinem Platz war.
"Wir richteten einige Power-User ein, die als Champions der neuen Lösung fungierten und die Einführung durch die Schulung anderer Benutzer und Gemeinderäte unterstützten", sagt Garzoni. Die Einführung in den Gemeinderäten ging schnell vonstatten, und die Mitglieder konnten mit ihren eigenen privaten Endgeräten sicher und aus der Ferne an den Gemeinderatssitzungen teilnehmen.
"Wir haben bei Bedarf Headsets und Videokameras verteilt", fügt er hinzu.
Innerhalb von drei Tagen nach der Entscheidung für Teams wurde die Lösung genutzt, um die erste virtuelle Gemeinderatssitzung überhaupt abzuhalten. "Wir hatten 8 Ratsmitglieder in dieser ersten Sitzung", erinnert sich Garzoni. "Und alles verlief reibungslos; die Leute kamen schnell mit der neuen Technologie zurecht.
Am nächsten Tag erhielten weitere 40 Nutzer Zugang zu Teams, sodass sie sich schon bald sicher von ihren Heimbüros aus verbinden konnten. "Obwohl wir unsere Power-User hatten, war die Schulung minimal, da die Lösung sehr intuitiv ist."
Eine Lösung mit nachhaltigem Nutzen
Der Erfolg der neuen Lösung zeigte sich sofort: Interne Besprechungen werden ausschliesslich über Teams abgehalten. "Teams ist ideal für Präsentationen und die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten, da die Möglichkeit der Bildschirmfreigabe besteht", aus datenschutzrechtlichen Gründen ist es im Kanton Zürich leider noch nicht möglich, Microsoft 365 vollständig in der Cloud zu nutzen, insbesondere Dokumente in der Cloud, sagt Garzoni.
Aber nicht nur interne Meetings wurden auf der Plattform abgehalten. "Dank Teams war die Kommunikation innerhalb und ausserhalb der Gemeinde gewährleistet", fügt er hinzu.
Und weil die Lösung für das erfolgreiche Funktionieren der Gemeinde so wichtig geworden ist, will die Gemeinde Langnau am Albis sie auch in Zukunft nutzen.
"Aber während der COVID wurden die rechtlichen Vorgaben gelockert, sodass wir Teams nutzen konnten. Ich hoffe, dass wir nun gezeigt haben, dass diese Lösungen für den Betrieb der öffentlichen Dienste gut und sicher funktionieren, und ich hoffe, dass wir sie auch in Zukunft nutzen können.
"Wir wollen eine attraktive Gemeinde sein", fügt er hinzu. "Eine, die sich nicht nur durch die hohe Lebensqualität und die Nähe zu Zürich auszeichnet, sondern auch durch kundenorientierte und fortschrittliche Dienstleistungen für ihre Einwohnerinnen und Einwohner."